Un sistema de gestión ERP: qué es y las ventajas de gestionar su
empresa con estos sistemas
La premisa básica y esencial de un ERP (Enterprise Resource Planning/Planificación de Recursos de la Empresa) es centralizar y unificar los datos procedentes de las distintas áreas de su empresa en un único sistema: compras, producción, logística, ventas, finanzas, servicios, atención al cliente, entre otros. Evitar su duplicidad y facilitar la fluidez de la información dentro de la empresa, permitiendo que las decisiones se tomen sobre una base mucho más sólida y consistente.
Es un conjunto de aplicaciones de software que se encuentran integradas, que nos permiten automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos o de la producción, facilitando y centralizando la información de todas las áreas. Algunas de las principales características de un ERP son su modularidad y escalabilidad, la posibilidad de implementar aquellas funcionalidades que necesita en todo momento nuestra empresa sin limitar ni hipotecar el crecimiento o necesidades futuras, asegurándonos desde el inicio la inversión.
El proceso de la implantación es difícil, sin embargo, el aumento de eficiencia conseguida, la disminución de errores y la reducción de tareas, permiten disminuir los costos empresariales y ganar en competitividad.
En un entorno altamente competitivo y dinámico como el actual, sólo aquellas empresas que consigan
una ventaja competitiva frente a sus competidores logran sobrevivir. ¿Otro motivo para implementar un ERP?
Posiblemente su competencia ya cuente con uno y su organización esté ahora jugando en desventaja.
¿Por qué necesita un software de gestión ERP?
Fundamentalmente porque no se puede seguir trabajando «como siempre» basándose en que «así se ha hecho toda la vida y funciona», gestionando la empresa únicamente con planillas Excel o varios sistemas desconectados entre sí, por ejemplo. No ponemos en duda que así sea, pero sí que se pueda competir en igualdad de condiciones con la competencia y dar un salto en productividad.
El objetivo primordial de un ERP no es tanto el cambiar la forma de trabajar, sino optimizar procesos y el poder responder a los clientes en poco tiempo. Poder informar de dónde está un pedido o de qué ha sucedido con la mercadería que se esperaba es una virtud imprescindible para el proceso de venta. Así como asegurar una trazabilidad de cada producto, su origen y proveedores involucrados.
El uso de un software ERP en una empresa significará el inicio de una nueva etapa en la que podrá anticiparse a los problemas que puedan ir surgiendo en la actividad comercial. Con su ayuda, será mucho más sencillo hacer planificaciones para el futuro, potenciar aquellos departamentos que podrían ofrecer mejores resultados y marcar una línea a seguir que termine en el éxito.
Un programa ERP puede, y debe, convertirse en el esqueleto de nuestro negocio. Confiando en sus
prestaciones se pueden lograr buenos resultados y allanar el camino para convertir su empresa en una más
competitiva y flexible. El negocio comenzará a adaptarse a los clientes y no al revés. El más de lo mismo y las
obsoletas formas de trabajar quedan atrás para nunca volver a lastrar el desarrollo de la empresa
Cuándo implementar un sistema de gestión ERP
Normalmente hay dos desencadenares en la decisión de un ERP. El primero es cuando vemos o sentimos que necesitamos una herramienta que nos facilite la vida y el segundo es cuando las herramientas que tenemos no nos satisfacen.
Normalmente las empresas pequeñas y recién creadas empiezan sin ningún tipo de software de gestión, el trabajo se saca artesanalmente por llamarlo de algún modo. Pero llega un momento cuando comprendemos que necesitamos algo que nos regule, que nos proporcione información más fácilmente y que podamos tomas las decisiones. Aparece la necesidad de una herramienta que nos simplifique la vida.
Mediante una consultoría previa donde se definen los requerimientos y necesidades de la empresa, el ERP
debe configurarse y adaptarse totalmente a ella, si bien es cierto que durante esta fase deben cuestionarse y
revisarse los principales procesos desencadenantes de la actividad principal de la empresa